Økonomisjef Hilde Bø tenker dypt mens hun lar blikket hvile på fabrikkområdet utenfor vinduet. Augustvarmen ligger som en dis over bygningene og gjør dem utydelige. Men på det gamle skrivebordet av mahogny ligger revisjonsrapporten, og den er tydelig. "Mer oversikt," står det. "Mer nøyaktige tall for prosjekter." Mer finkornet flytting av penger. "Knekk regnskapsavdelingen" sto det ikke, tenkte Bø, men det kunne det likegodt stått. Hun sukket og reiste seg. Hun hadde en idé. Like godt å få det overstått.
Regnskapssjefen så på henne i vantro.
- Enda en mail fra mange ansatte med Excel-vedlegg som vi skal laste inn?
- Ja, vi må ha disse utgiftene riktig postert på riktig prosjekt. Det er viktig. Vi får anmerkninger på grunn av det.
- Og det nye mangemillioners ERP-systemet kan ikke hjelpe med det?
- Ja, altså, det var ikke tema den gangen, og disse registreringssidene er ikke egnet for alle. Dyrt blir det også, med lisenser til mange flere brukere. Og så er det bare midlertidig.
- Men vi vet jo hvordan dette vil gå. Folk registrerer feil, fordi Excel ikke validerer, eller så lager vi validering også endrer ERP seg, så må vi lage nye Excel-er, og så må vi ha inn flere vikarer for å registrere, for ingen av mine ansatte orker en sånn jobb lenge om gangen, og så får vi mange vikarer å håndtere også...
Regnskapssjefen tok en pause. Han trakk pusten.
- Det der vil knekke oss. Det er helt uaktuelt. Finn på noe annet.
Nå hadde Hilde to valg. Hun kunne gå over til sjefen over alle sjefer, Tove, for å sette hardt mot hardt. Eller hun kunne finne på noe annet. Det ville ikke se bra ut å gå til Tove med en sånn intern konflikt, så hun prøvde noe annet. Hilde ringte en venn i EBS Consulting.
Da ordnet alt seg, for det finnes en bedre måte enn Excel/mail/innlasting for å løse sånne behov. En måte som gjør det lettere for de ansatte å registrere riktige data, og som gjør at regnskapsavdelingen ikke trenger å registrere, bare analysere og overvåke det som kommer. Og ikke minst, en måte som ikke krever mye arbeid å sette opp, og som ikke utløser nye ERP brukerlisenser.
Vi i EBS Consulting lager da en web-applikasjon som de ansatte kan bruke. Den har et enkelt og oversiktlig brukergrensesnitt, og validerer dataene som legges inn mot ERP-systemet der det er nødvendig. Sånn at kostnadssteder, prosjektnummer, kunder og leverandører blir riktig. Så trykker de på "Send inn," og applikasjonen sender dataene til ERP-systemet gjennom API-er uberørt av menneskehender. Eventuelt med et godkjenningssteg der det er nødvendig.
Jaha, å lage en applikasjon ja, det er jo ikke akkurat noe nytt, og dessuten koster det skjorta, tenker du kanskje. Men det nye her er at det ikke koster skjorta. Vi bruker Oracle APEX, som er en plattform der man kan utvikle kraftige og sikre web-applikasjoner raskt og effektivt, og som er en inkludert del av alle Oracle-databaser. Så det er ikke så mange Excel-mailer du skal ha før dette går i pluss.
Det du trenger er:
Noen til å gjøre jobben. For eksempel oss i EBS Consulting.
En Oracle-database. Kanskje har du en allerede, hvis ikke kan den leies som en skyløsning.
Hvis du kjører Oracle e-Business Suite i dag, da har du allerede en database du kan bruke. Men bruker du en Saas-løsning som Oracle ERP Cloud, da må du bruke en Oracle-database du har eller leier. Vi i EBS Consulting kjenner både APEX og Oracle sine ERP-systemer godt, så vi er veldig effektive når vi lager selvbetjeningsløsninger og forsystemer der Oracle er ERP-systemet.
Så sjekk med oss før du knekker regnskapsavdelingen!